english srpski





Udruženje poslovnih konsultanata Srbije


Poslovna Znanja
Savremena poslovna edukacija

Uvođenje sistema za upravljanje poslovnom dokumentacijom - eMag.br.3


Autor: Miloje Sekulić

Sledeći tekst >>



E poslovanje (1) - Uvođenje sistema za upravljanje poslovnom dokumentacijom

Otvaranjem prema svetu i demokratizacijom društva, u našoj zemlji stvorene su osnovne pretpostavke za radikalnu reformu privrednog sistema i njegovu tranziciju prema tržišnom sistemu privređivanja. Razvojna strategija na kojoj se zasnivaju ove privredne promene mora u potpunosti da uvažava tehnološke osnove savremenog poslovnog okruženja i da na njima zasniva svoje reformske i tranzitorne zahvate, kako u privredi, tako i u vanprivrednoj sferi i delatnostima.

Svakodnevno nas okružuje veliki broj novih proizvoda i usluga namenjenih poboljšanju efikasnosti poslovnih procesa. U igri su sve moćniji računari, opremljeni softverom koji podržava sve delatnosti, generišući i mnoge nove, multimedijalna oprema prilagođena komunikaciji, automatizovani sistemi proizvodnje i raznorodni upravljački sistemi. Očigledno je da razvoj informacionih tehnologija prati jačanje ekonomskog potencijala i ukupne obrazovne strukture. Ovako eksplozivan razvoj tehnologija u komunikacijama i poslovanju zahteva od poslovnih subjekata da prepoznaju, definišu i dalje razvijaju savremena tehničko-tehnološka dostignuća i prateće elemente od značaja za primenu i implementaciju informaciono-poslovnih sistema u sopstvene radne procese. Bez toga nema ponovnog uključivanja naše privrede u svetske poslovne tokove, niti ekonomskog oporavka zemlje. U suprotnom, put može voditi samo u marginalizaciju i odsustvo iz savremenih svetskih privrednih tokova, u nemogućnost komuniciranja i rada sa stranim partnerima, koje nećemo moći da pratimo u tehnikama i alatima savremenog rada i poslovanja.

Pojam EDMS (Electronic Document Management Systems)

Rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća je skup dokumenata različitih formata i na raznim medijima: poslovna dokumentacija, projektna dokumentacija, poslovna klasična i elektronska pošta, zvučni i video zapisi (reklame, spotovi, audio zapisi sastanaka), faksovi, dokumenti sistema kvaliteta, ugovori… Ova je dokumentacija kod nas danas u najvećem broju slučajeva u papirnom obliku, nesortirana, često skladištena na neodgovarajuć način. Time je potraga za potrebnim informacijama i celim projektima spora, nekomforna i u velikom broju slučajeva uzaludna. Dokumentacija koja se u zadnje vreme generiše u elektronskom obliku nije funkcionalno povezana sa već postojećom dokumentacijom u papirnom obliku, mada je najčešće samo naredna faza u procesu poslovanja firme modernizovana primenom kompjuterske tehnologije. Ovakvo stanje stvara veliku verovatnoću za gubljenje ili trajno propadanje velikog broja značajnih podataka. Prisutno je neracionalno trošenje ljudskih i materijalnih resursa i neefikasan rad kompanija. Kako su se u našoj javnosti, naročito od osnivanja Jugoslovenske asocijacije za dokument menadžment, www.yuadm.org.yu, intenzivirale aktivnosti na promociji ideje uvođenja EDMS (Electronic Document Management Systems) smatramo da je ova tema aktuelna i da predstavlja interesantan prilog oblasti elektronskog poslovanja, jer uvođenje dokumenata u elektronskom obliku i sistema za njihovo upravljanje predstavlja osnovu za uvođenje koncepta elektronskog poslovanja u preduzeće. Iz tog razloga ćemo posebnu pažnju posvetiti pitanju upravljanja poslovnom dokumentacijom u elektronskom obliku, koristeći delom materijale sa seminara YUADM-a.

Pod pojmom Electronic Document Management System (EDMS) podrazumevaju se hardver, softver i procedure rada koje omogućavaju da se dokumenti uključeni u poslovne procese po potrebi prevedu u elektronsku formu, sigurno skladište uz mogućnost pravljenja sigurnosnih kopija, brzo i jednostavno dobave iz baze arhive na ekran, lako razmenjuju među učesnicima u poslovnom procesu i po potrebi štampaju. U današnje vreme, kada se poslovanje ne može zamisliti bez primene računara, i dalje egizistiraju arhive dokumenata u papirnom obliku, sa podacima koji su dragoceni za poslovne procese preduzeća. Sem toga, u praksi je uočen problem skladištenja dokumentacije u papirnom obliku na način koji omogućava bezbedno čuvanje i lako pronalaženje potrebnih podataka. Takođe je neophodno obezbediti upis na dokumentu u vidu anotacije, snimanje novih verzija dokumenata i čuvanje izvornih verzija dokumenata.

Opšti model EDMS

Softveri koji se koriste u svrhu uspostavljanja EMDS-a su brojni i raznorodni, kako po mogućnostima koje su na raspolaganju, tako i po programerskim rešenjima, korisničkom interfejsu i konačno, po cenama. Pri projektovanju svakog od njih usvojen je određeni metodološki pristup da bi se ostvario osnovni cilj, a kod svih je obavezno postojanje nekoliko osnovnih funkcija pomoću kojih se dolazi do cilja. Osnovne funkcije EDMS softvera su: 1. Učitavanje dokumenata (skeniranje, unos dokumenata koji su već pripremljeni na računaru, preuzimanje e-pošte, prijem faksova). 2. OCR (Optical Character Recognition), prevođenje skeniranih dokumenata u formu pogodnu za dalju digitalnu obradu. Ovaj proces se zove prepoznavanje i može se primeniti, kako za tekstualne dokumente, tako i za različite vrste crteža. 3. Indeksiranje (dodeljivanje svakom dokumentu u sistemu oznake, na osnovu koje može da bude jednoznačno identifikovan. 4. Pretraživanje (pronalaženje dokumenta ili grupe dokumenata koji odgovaraju postavljenim zahtevima izraženim kroz upite). Dalji postupak sa dokumentima zavisi od konkretnih zahteva poslovnog procesa.

Za i protiv

Uštede primenom EDMS-a su brojne i očigledne, od potrebnog fizičkog prostora, koji je na elektronskim medijima nebrojeno puta manji, do raznoraznog kancelarijskog materijala. Najveće uštede se ipak postižu u brzom i pravovremenom donošenju poslovnih odluka. Nije zanemarljiva ni mogućnost izrade rezervnih kopija dokumentacije, čime se firma obezbeđuje od eventualnog fizičkog uništenja, gubitka ili krađe podataka značajnih za poslovanje. Kvantifikacija povoljnih efekata uvođenja EDMS-a je na duži rok praktično nemoguća, ali je očigledno da se štede ogromne sume, srazmerno investiciji. Cost-benefit analize primene EDMS-a u inostranstvu govore da se investicija vraća u proseku za 14 do 18 meseci normalnog rada u EDMS okruženju. Rezultati uvođenja EDMS-a su: povećanje raspoloživosti dokumenata, lakša kontrola dokumentacije, kontrola pristupa informacijama, efikasnije poslovanje, ušteda materijalnih i ljudskih resursa, smanjenje troškova poslovanja. Knowledge Management (KM) je noviji pojam i predstavlja praktično dalji razvoj uvedenog EDMS sistema. KM podrazumeva da su dokumenti u računarskoj mreži i određuje metode kojima se sintetizuju i u pogodnom obliku iskazuju informacije značajne za poslovanje. Znanje pohranjeno u dokumentima velikih poslovnih sistema je dragoceno. Oni sistemi koji su savladali EDMS mogu da ubiraju mnoge plodove od ovog napora. Implementacija EDMS-a podrazumeva primenu najsavremenijih svetskih tehnologija u oblasti kancelarijskog poslovanja bez papira i predstavlja, uz standardizaciju dokumentacije i ostvarivanje neophodnih zakonskih preduslova, prvi korak ka uvođenju elektronskog poslovanja.

Uloga menadžera pri implementaciji EDMS sistema

Preduslov za uspešnu implementaciju ovog koncepta u poslovanje je sistematizacija dokumenata u okviru poslovnog sistema. Pod tim se podrazumeva detaljna analiza toka i životnog ciklusa dokumenata, određivanje njihovog mesta, kao i uloge svakog zaposlenog prema dokumentima. Na taj način vrši se neophodno razvrstavanje dokumenata po tipovima, otkrivanje praznog hoda u radnim procesima, spoznaje se zakonska regulativa o arhiviranju i uspostavlja se, kao krajnji rezultat, efikasniji i pregledniji rad, sa mogućnostima složenih ekonomskih i statističkih analiza. Za ovaj posao neophodno je primeniti projektni pristup i obezbediti pun uvid u poslovne procese kompanije. Obično se za potrebe sistematizacije formiraju projektni timovi, sastavljeni od konsultanata, kao i osoba zaposlenih u samoj kompaniji. Koordinator je, po pravilu, jedan od najviših rukovodioca kompanije, čije angažovanje treba da obezbedi i potrebne organizacione promene, što je garant da će EDMS zaživeti u praksi.

Sledeći tekst >>





Lista svih objavljenih autorskih tekstova konsultanata-trenera Poslovnih Znanja


kako planirati prodaju trening strategija planiranje prodaje obuka from Miodrag Kostic


Video sa javnog treninga “Japanski poslovni model za poslovanje u Srbiji” održanog u Privrednoj Komori Beograda 18 marta 2014 godine.


Kontaktirajte nas na: info@veza.biz, ili pozovite: +381 63 60 80 26


  Pratite nas na društvenim mrežama:

Visit Us On Twitter Visit Us On Facebook Visit Us On Linkedin Visit Us On GooglePlus Visit Us On Pinterest Visit Us On Youtube Visit Us On Flickr Check Our Feed