english srpski





Udruženje poslovnih konsultanata Srbije


Poslovna Znanja
Savremena poslovna edukacija

Elektronsko upravljanje podacima - prednosti e-dokumentacije - eM.br.4


Autor: Miloje Sekulić

Sledeći tekst >>



E poslovanje (2) - Prednosti e-dokumentacije

Elektronsko upravljanje podacima omogućava svim učesnicima projekta pregled i dostupnost dokumenata u svim fazama planiranja, projektovanja i izvođenja, čime se smanjuju greške pri upravljanju, kontroli i arhiviranju.

Najefikasnije rešenje za ažurno i kvalitetno upravljanje raznim tipovima dokumenata jeste njihovo prevođenje u elektronski oblik. Electronic Document Management System (EDMS) je naziv za tip softvera namenjen upravljanju dokumentima u elektronskom okruženju. Uvođenje ovakvih sistema rešava probleme prevođenja dokumenata u elektronski oblik, njihovog skladištenja, pretraživanja i zaštite baza dokumenata. [ire posmatrano, EDMS se sastoji od softverskih rešenja, potrebnog hardvera i procedura rada koje je neophodno propisati da bi EDMS zaživeo.

Pogrešno bi bilo primenu savremenih informatičkih koncepata u poslovanju vezivati isključivo za privredne grane kakve su informatika i elektronika, koje su omogućile informatički bum. Oni primenu nalaze u svim segmentima poslovanja. Prednosti koje donosi uvođenje EDMS sistema možemo sagledati i na primeru tradicionalnih privrednih grana, kakvo je građevinarstvo.

Precizne odluke

Projektovanje i izvođenje građevinskih objekata podrazumeva višegodišnji rad velikog broja osoba raznih stručnih profila, koji se često obavlja na veoma udaljenim lokacijama. Elektronsko upravljanje podacima omogućava svim učesnicima projekta pregled i dostupnost dokumenata u svim fazama planiranja, projektovanja i izvođenja, čime se smanjuju greške pri upravljanju, kontroli i arhiviranju. Uz pomoć EDMS-a povećava se kvalitet, smanjuju troškovi i optimizuju vremenski rokovi. Rešenje za sveobuhvatno savremeno upravljanje projektima i akterima u gradnji jeste integracija sistema upravljanja planovima i dokumentacijom, upravljanja procesima, arhiviranja i komunikacija u okviru projektnog i izvođačkog tima. Svi podaci vezani za jedan projekat šalju se u centralnu bazu podataka, a klijentima se omogućava dostupnost najaktuelnije verzije projektnih dokumenata. Pristup podacima iz baze nezavisan je od lokacije klijenta i postiže se upotrebom servisa interneta ili kompanijskog intraneta. Time se podstiče mobilnost i nezavisnost kretanja, npr. na gradilištu, uz istovremeno praćenje terminskih planova. Omogućava se brz pristup podlogama glavnih izvođačkih planova, vršenje izmena koje situacija na terenu nalaže i unošenje tih izmena u sve faze dokumentacije. Povećava se i efikasnost pretraživanja željenih podataka, čime se postižu znatne uštede u transportu dokumentacije i vremenu izlišno utrošenom na sastanke. Izvođači na gradilištu su direktno povezani sa projektantskim timom, tako da se izmene prate u realnom vremenu, čime se dobija aktuelna verzija izvedenog i projektovanog stanja na gradilištu. Unapređenja idu dotle da video kamere locirane na šlemovima radnika prenose sliku sa gradilišta direktno u biro, odakle se prati i koordinira napredovanje radova.

Novi modeli timskog rada

Putem pomenutog sistema organizacije rada i praćenja faza rada otvaraju se novi modeli timskog rada, što omogućava brz protok podataka. Distribucijom dokumenata upravlja tzv. digitalni menadžer dokumenata, koji, sem dostupnosti podataka, obezbeđuje i sigurnosne sisteme. Razvoj informacionih sistema unapredio je komunikaciju u biroima. Informacije i planovi se mogu slati putem e-maila, organizovati i dokumentovati. Primena video konferencije štedi vreme i novac, bilo u razgovorima između odeljenja iste firme u različitim delovima sveta, bilo u grupnom radu na projektima sa partnerima. Dodelom prava pristupa dokumentima, rukovodilac radne grupe osigurava pristup svim projektima i mogućnost da se na njima radi na svakom kompjuteru.

Poznat je primer biroa arhitekte Normana Fostera, slavom ovenčanog projektanta novog aerodroma u Hong Kongu, koji je iskoristio EDMS sistem i činjenicu da dan ima 24 sata, a da radno vreme na Zapadu traje ukupno 9 sati uz sat vremena pauze. Sem svog projektnog biroa u Londonu, otvorio je još dva biroa, jedan u Americi, drugi na Dalekom istoku, tako da vremenska razlika između lokacija iznosi tačno 8 časova. Kod velikih projekata sva tri tima rade tako da nasleđuju i razrađuju posao koji je prethodni tim uradio tokom radnog vremena, a po završetku rada podloge predaju narednom timu. Onih sat vremena kada se radna vremena preklapaju služi za transfer crteža brzim internet konekcijama i za video sastanke. Tako je postignut kvalitet nezamisliv u oblasti umnog rada i 24-časovni rad u smenama.

Sledeći tekst >>





Lista svih objavljenih autorskih tekstova konsultanata-trenera Poslovnih Znanja


Sprovodjenje promena i stalna poboljsanja poslovanja lean kaizen from Miodrag Kostic

Video sa javnog treninga “Unapređenje B2B prodaje primenom LEAN i KAIZEN-a” održanog u Privrednoj Komori Beograda 5 juna 2014 godine.


Kontaktirajte nas na: info@veza.biz, ili pozovite: +381 63 60 80 26


  Pratite nas na društvenim mrežama:

Visit Us On Twitter Visit Us On Facebook Visit Us On Linkedin Visit Us On GooglePlus Visit Us On Pinterest Visit Us On Youtube Visit Us On Flickr Check Our Feed